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Serie Acomodación y Cumplimento:
Proporcionar Soluciones de Acomodaciones
Temporales o de Teste

Introducción

La Serie Acomodación y Cumplimiento fue diseñada pro JAN para ayudar a los empleadores a determinar acomodaciones efectivas, ya cumplir con el Título I del Acta para Americanos con Discapacidades (ADA). Cada publicación en la serie se dirige a una condición médica específica y proporciona información sobre la condición, la información del ADA, ideas de acomodaciones, y recursos para obtener información adicional.

La Serie Acomodación y Cumplimiento es un punto de partida en el proceso de establecimiento, y no puede hacer frente a todas las situaciones. Las adaptaciones deben hacerse en una base de caso por caso, teniendo en cuenta las limitaciones individuales de cada empleado y las necesidades de alojamiento. Se anima a los empleadores que contacten JAN para discutir situaciones específicas con más detalles.

Para obtener mayor información en relación a la tecnología asistiva y otras ideas de acomodación visite el buscador de acomodaciones de JAN (SOAR por sus siglas en inglés) en http://AskJAN.org/soar

Información sobre Proporcionar Soluciones de Acomodaciones Temporales o de Teste

El Acta para Americanos con Discapacidades (ADA) no establece un requisito para la duración de las acomodaciones y el tiempo que deben ser proporcionadas, sino el deber de proporcionar alojamiento es un continuo (EEOC, 2002). Muchas acomodaciones son implementadas a largo plazo, mientras que algunas acomodaciones tienen una duración de solamente un período temporal. Cada situación es única y requiere un análisis caso por caso de las limitaciones del individuo, las restricciones, las necesidades específicas de acomodación, y el impacto que el alojamiento va a tener en el rendimiento del trabajo y en las operaciones de negocios.

Aunque tendemos a pensar en acomodación como un compromiso a largo plazo, los empleadores no están excluidos de la aplicación de soluciones de teste o de corto plazo, como parte del proceso de acomodación. La implementación de los alojamientos temporales, o de prueba, puede beneficiar tanto el empleado y el empleador. Por ejemplo, la implementación de un cambio temporal ofrece la oportunidad de evaluar la eficacia de un alojamiento para antes de tomar la decisión de implementar el cambio a largo plazo. Desde un punto de vista práctico, los empleadores deberían considerar la provisión de alojamiento temporal, incluso en situaciones que pueden ir más allá de los requisitos de la ADA, ya que al hacerlo demuestra la buena fe. Situaciones que pueden justificar la provisión de un alojamiento temporal o de teste  pueden incluir, pero no están limitados a:

Las Acomodaciones Temporales Durante la Investigación de una Solución Permanente

En la etapa inicial del proceso interactivo, puede ser necesario investigar soluciones de alojamiento, incluidos los productos o servicios que puedan ser necesarios para permitir a la persona con una discapacidad para realizar las funciones esenciales del trabajo. A veces, el alojamiento no puede ser implementado de inmediato, porque el equipo se debe comprar, un servicio debe ser arreglado, o una posición vacante aún no está disponible. En situaciones como estas, puede necesitar ser aplicado, en primer lugar, una solución temporal. Por ejemplo, si un empleado no puede desempeñar una función esencial de un trabajo y pide un alojamiento que requiere un poco de investigación, el empleador podría considerar la eliminación temporalmente la función esencial hasta que un alojamiento definitivo puede ser hecho. Si un empleador decide hacerlo, el empleador debe dejar claro al empleado que el alojamiento provisional es temporal y por cuánto tiempo se permitirá el alojamiento. Según el ADA, las funciones esenciales no tienen que ser eliminadas de forma permanente como una acomodación. Sin embargo, este tipo de reestructuración del trabajo puede ser factible por un corto período de tiempo, hasta que una solución eficaz alternativa pueda ser implementada.

Las Acomodaciones Temporales para Testar la Efectividad

Pueden haber algunas dudas para implementar un alojamiento que nunca se ha aplicado antes. La incertidumbre de no saber si un cambio afectará a las operaciones comerciales, o habilitar el desempeño de funciones de trabajo, o si el alojamiento será una carga para proporcionar, puede afectar a la decisión de si se debe acomodar a un empleado. A veces los empleadores piensan ser incómodo la aplicación de una acomodación porque no quieren estar encerrados en una situación que no pueden resolver. Una manera de aliviar esta aprehensión es la implementación de un período de prueba para testar la eficacia de un alojamiento. Es posible poner a prueba e interrumpa el alojamiento si no es eficaz o se convierten en una carga excesiva. Al probar los alojamientos, se sugiere redactar un acuerdo escrito que deje claro que el establecimiento, se le permite temporalmente, toma nota que la duración del periodo de prueba tendrá un límite, describe cómo (y en turno, el desempeño del trabajo) se supervisará el alojamiento, e indica lo que sucederá si el alojamiento no es eficaz o crea una carga excesiva.

No existe un proceso estándar para monitorear la eficacia de las acomodaciones. A veces los empleadores no están conscientes de los tipos de preguntas o preocupaciones que pueden necesitar ser tratados. Puede ser útil seguir una lista de control o utilizar una forma para guiar y documentar el proceso. JAN ha desarrollado un modelo de formulario para ser utilizado como una guía en el seguimiento de los alojamientos. Este formulario puede ser personalizado para recopilar la información pertinente a cada situación particular. Tenga en cuenta que esta forma es una muestra y es para ser utilizada como una guía solamente y no es asesoramiento legal. Si se necesita asesoramiento legal, póngase en contacto con un servicio legal.

Las Discapacidades Temporales y Acomodaciones Temporales

El ADA no suele cubrir lo que se consideraría condiciones menores, temporales (como el resfriado, la gripe, un hueso roto menor, etc.). Sin embargo, la duración de una discapacidad  no solo únicamente determina la discapacidad. Por la Ley de Enmiendas del ADA (ADAAA) del año 2008, una condición temporal puede ser una discapacidad real si la condición es "suficientemente grave." Los efectos de un deterioro duradero, o que se espera que dure menos de seis meses, se pueden limitar de forma considerable en el sentido del ADAAA (EEOC, 2011). Por lo tanto, los empleados con discapacidades temporales pueden ser elegibles para recibir acomodaciones en algunos casos; la clave es si la discapacidad es lo suficientemente grave. Para obtener más información, vea la Serie de Acomodación y Cumplimiento de JAN: La Ley de Enmiendas del ADA de 2008.

En el caso de una discapacidad permanente, claramente, la discapacidad será temporal también. Por ejemplo, hay muchas situaciones en las que puede ser necesario considerar a una asignación temporal de poco impacto, con limitaciones significativas en el levantamiento. Uno de los ejemplos más comunes de esto es cuando un empleado tiene una restricción de cargar relacionada con un deterioro asociado con el embarazo. Suponiendo poco impacto, acomodación temporal como una opción, puede ser posible reestructurar temporalmente funciones de trabajo u ofrecer una asignación de poco impacto para un empleado que está embarazada y limitada en su capacidad de cargar. Después de recuperarse del nacimiento del niño, del empleado se espera que sea capaz de volver a asumir funciones normales. En este tipo de situación, un alojamiento temporal permite a un empleado que continúe trabajando mientras la gestión de limitaciones. También permite al empleador retener a un empleado calificado y evitar el gasto de contratar a un nuevo empleado.

Las Acomodaciones Temporales para Evitar Condiciones Adversas en el Entorno Laboral

Las acomodaciones temporales pueden ser necesarias cuando una persona con una discapacidad se ve afectada por las condiciones adversas en el entorno laboral. Estos incluyen situaciones como la construcción y remodelación, reparación de equipos (por ejemplo, ascensor inoperable), para trabajo pesado de limpieza (por ejemplo, el trabajo del conducto, alfombras, pisos encerado), o el rejuvenecimiento del estacionamiento. A corto plazo, el alojamiento temporal puede ser necesaria debido a este tipo de barreras en el entorno de trabajo. Por ejemplo, si un empleado que utiliza una silla de ruedas trabaja en el tercer piso de un edificio y no puede tener acceso al ascensor, ya que se encuentra en necesidad de reparación, puede ser necesario proporcionar arreglos alternativos de trabajo hasta que el ascensor esté en funcionamiento. Esto podría incluir el desplazamiento temporal de la estación de trabajo del empleado para el primer piso o permitir el trabajo desde casa o en una ubicación alternativa.

Las Acomodaciones Temporales que no Pueden ser Soluciones a Largo Plazo

Una acomodación temporal puede ser una solución en algunas situaciones en las que el alojamiento se puede proporcionar ahora, pero el empleador está consciente de que el alojamiento podría llegar a convertirse en una carga excesiva. Aquí, la acomodación no se puede garantizar que se deben proporcionar a largo plazo, pero es factible en la actualidad. Por ejemplo, un medio tiempo u horario flexible puede ser razonable, pero a medida que cambian las necesidades de personal y de negocios, este tipo de alojamiento puede convertirse en una carga excesiva en función de su impacto en las operaciones. Un empleador puede proporcionar un alojamiento ahora sabiendo que no puede ser una solución a largo plazo debido a la probabilidad de una carga excesiva. Un individuo que recibe un alojamiento no tiene necesariamente derecho a recibirlo para siempre. Sin embargo, es importante documentar y comunicar al empleado que el alojamiento está pensado como una solución a corto plazo y que soluciones alternativas pueden necesitar ser exploradas si / cuando resultan dificultad excesiva.

La Documentación de las Acomodaciones Temporales o de Teste

Según el ADA, no se exige a los empleadores que documenten su esfuerzo para realizar acomodaciones razonables, pero se recomienda la documentación y puede ser una forma vital para demostrar la participación en el proceso interactivo. Soluciones de acomodación temporal o de prueba deben ser documentadas en la misma manera que cualquier alojamiento. Si se utiliza un formulario de aprobación de ajustes razonables para documentar los términos de un alojamiento, este tipo de formulario puede incluir información sobre alojamientos temporales. Por ejemplo, el formulario podría incluir los siguientes tipos de preguntas:

JAN ofrece un formulario de aprobación para acomodaciones temporales / de teste.

Si una carta de aprobación es más al estilo del empleador que un formulario, a continuación se muestra el lenguaje a considerar la inclusión en el cuerpo de una carta:

Esta carta sirve para informarle de que su solicitud de [alojamiento en lista (s)], solicitada el [fecha], ha sido aprobado de forma temporal y estará en vigor hasta el [fecha]. Estamos proporcionando este alojamiento de forma temporal [por razón XYZ (s)]. A la finalización del período temporal / de teste, se revisará la acomodación, para determinar [si todavía se necesita / si es eficaz / puede seguir siendo siempre sin representar una carga indebida / alternativa o alojamiento adicional son necesarios.]

En general, las acomodaciones temporales o de prueba pueden ser beneficiosas para los empleadores y empleados por igual. La implementación de alojamiento temporal permite tiempo para investigar adecuadamente si un alojamiento es efectivo, ofrece la oportunidad de testar un alojamiento antes de su aplicación sobre una base a largo plazo, y puede mantener a los trabajadores productivos en vez de hacia fuera en un permiso de ausencia. Para obtener más información sobre cómo proporcionar adaptaciones razonables y participar en el proceso interactivo bajo el ADA, visite AskJAN.org o contacte JAN para hablar con un consultor.

Referencias

Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. (2002). Guía de Ejecución sobre Alojamiento Razonable y la Carga Indebida en virtud del Acta para Americanos con Discapacidades. Consultado el 4 de marzo del 2016 en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html

Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo. (2011). Reglamentos para Aplicar las Disposiciones de Igualdad de Empleo del Acta para Americanos con Discapacidades, como Enmienda, Obtenido el 4 de marzo del 2016, en https://www.federalregister.gov/articles/2011/03/25/2011-6056/regulations-to-implement -the-igual-empleo-disposiciones-de-la-americanos-con-discapacidad-acto-as

 

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