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Guía práctica para empleadores: acomodaciones razonables bajo el Acta para Americanos con Discapacidades

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III. ACOMODACIONES RAZONABLES PARA EMPLEADOS

III. ACOMODACIONES RAZONABLES PARA EMPLEADOS

La clave de los requisitos antidiscriminatorios del Título I del ADA es tener en cuenta la obligación de proporcionar una acomodación razonable para empleados con discapacidades. Esta sección provee información acerca normativas y procedimientos útiles, cómo reconocer y administrar las solicitudes de acomodación, cómo determinar acomodaciones efectivas, y qué tipo de acomodaciones serían razonables.

A. Normativas y procedimientos

1. ¿Hay una normativa o procedimiento específico para que los empleadores sigan al intentar acomodar a un empleado con discapacidades?

No, no hay una normativa o procedimiento específico para que sigan los empleadores cuando intentan acomodar a un empleado con una discapacidad. Sin embargo, los empleadores deberían desarrollar una normativa y procedimiento formal por varias razones. Primero, si los supervisores, gerentes, y profesionales de recursos humanos tuvieran un procedimiento formal podrían revisarlo para administrar las solicitudes de acomodaciones en forma apropiada y consistente. Segundo, si los empleados conocieran la normativa formal sabrían qué sucedería en caso de necesitar una acomodación y entenderían que otros empleados pueden pedir y recibir acomodaciones. Por último, los procedimientos formales ayudan a los empleadores a documentar sus esfuerzos por cumplir con las reglamentaciones del ADA.

2. ¿Dónde pueden conseguir los empleadores un ejemplo de normativas y procedimientos?

JAN y la EEOC tienen ejemplos de normativas y procedimientos en sus sitios web Sample policies at http://askjan.org/links/adapolicies.html

Five Practical Tips For Providing And Maintaining Effective Job Accommodations en http://askjan.org/media/FivePracticalTips.doc

Establishing Procedures to Facilitate the Provision of Reasonable Accommodation en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation_procedures.html

EEOC's Internal Accommodation Procedures en http://www.eeoc.gov/eeoc/internal/reasonable_accommodation.cfm

EEOC's Practical Advice for Drafting and Implementing Reasonable Accommodation Procedures under Executive Order 13164 en http://www.eeoc.gov/policy/docs/implementing_accommodation.html

3. ¿Tienen obligación los empleadores de proporcionar acomodaciones temporales mientras investigan la solicitud de acomodación del empleado?

De acuerdo a los lineamientos informales de la EEOC, no hay una respuesta definida a esta pregunta; depende de la situación. En algunas circunstancias, puede ser una violación del ADA si un empleador no ofrece arreglos temporales para mantener la productividad de un empleado mientras investiga la solicitud de acomodación razonable. Desde un punto de vista práctico, los empleadores deben intentar hacer acomodaciones temporales incluso más allá de los requerimientos del ADA porque de esta manera demuestran sus esfuerzos por encontrar y ofrecer acomodaciones. Por ejemplo, si un empleado no puede realizar una función esencial de su trabajo y solicita una acomodación que requiere algo de investigación, el empleador debe considerar remover temporalmente esa función esencial hasta que se encuentre una acomodación permanente, en este caso, el empleador debe aclararle al empleado que la eliminación de esa función esencial es una acomodación temporaria.

B. Solicitud de acomodaciones

1. ¿Cómo puede el empleador reconocer una solicitud de acomodación?

De acuerdo a la EEOC, un individuo puede utilizar un lenguaje común y no necesita mencionar el ADA o la frase "acomodación razonable" cuando solicite una acomodación. De esa manera, cuando un empleado indique que está teniendo dificultades y esas dificultades se deben a una condición médica, el empleador debería considerar que se está solicitando una acomodación bajo el ADA. La EEOC proporciona estos ejemplos:

Ejemplo A: un empleado le dice a su supervisor "estoy teniendo dificultades para llegar al trabajo a tiempo debido a los tratamientos médicos que estoy llevando a cabo". Este es un pedido de acomodación razonable.

Ejemplo B: un empleado le dice a su supervisor "necesito 6 semanas de licencia debido a mi tratamiento médico por problemas de espalda". Esta es una solicitud de acomodación razonable.

Ejemplo C: un nuevo empleado en silla de ruedas, le informa a su empleador que su silla de ruedas no entra bajo el escritorio de su oficina. Este es un pedido de acomodación razonable.

Ejemplo D: un empleado le dice a su supervisor que le gustaría obtener una nueva silla porque la que tiene no es cómoda. Aunque este es un pedido de ajuste en el trabajo, su solicitud es insuficiente para hacerle notar a su empleador que está pidiendo una acomodación razonable. El empleado no conecta su necesidad de una nueva silla con una condición médica.

Extraído de Reasonable Accommodation and Undue Hardship under the ADA at http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html

2. ¿Quién debe ocuparse de las solicitudes de acomodaciones?

La persona que recibe un pedido de acomodación debe dar una respuesta  aunque sólo sea explicar el procedimiento de acomodación de la compañía y remitir al empleado a la persona apropiada para atender el pedido. Es recomendable por un lado que los empleadores designen a una persona para administrar los pedidos de acomodación y por otro lado entrenar a los supervisores, gerentes, directores de línea, líderes de grupos, representantes de recursos humanos, y otras posiciones que involucren supervisión de empleados para consultar con una persona designada en caso de recibir un pedido de acomodación.

3. ¿Pueden los empleadores preguntarles a los empleados si necesitan una acomodación?

De acuerdo a la EEOC, un empleador puede preguntarle a un empleado con una discapacidad reconocida si desea una acomodación razonable cuando verdaderamente lo crea necesario. Por ejemplo, un empleador puede preguntar a un empleado sordo que es enviado en un viaje de negocios si necesita una acomodación razonable. O si un empleador organiza un almuerzo en un restaurante y no está seguro cómo asegurarse de que este sitio sea accesible puede consultarle al empleado qué tipo de accesibilidad debería tener el restaurante. Un empleador también puede preguntarle a un empleado con discapacidad que está teniendo dificultades de rendimiento o conducta si puede ofrecérsele una acomodación razonable.

4. ¿Tiene el ADA un formulario oficial para solicitar una acomodación?

No, no hay un formulario oficial bajo el ADA para solicitar una acomodación. Los empleadores que quieran un modelo pueden encontrar un ejemplo escrito por JAN en http://askjan.org/media/raemployersform.htm.

5. ¿Qué deberían hacer los empleadores al recibir un pedido de acomodación?

De acuerdo a la EEOC, el empleador y el individuo con discapacidades deberían comenzar un proceso informal para clarificar cuáles son las necesidades del individuo e identificar la acomodación razonable apropiada. El empleador puede hacer preguntas relevantes para llegar a tomar una decisión informada acerca del pedido, incluyendo el qué tipo de acomodación razonable se necesita.

La naturaleza exacta del diálogo variará. En varias ocasiones será evidente tanto la discapacidad como el tipo de acomodación necesaria, y por ende la conversación será mínima. En otras situaciones, el empleador puede necesitar hacer preguntas que conciernen a la naturaleza de la discapacidad y las limitaciones funcionales del individuo para identificar una acomodación efectiva. Si bien el individuo con discapacidades no necesita conocer la acomodación precisa que puede serle beneficiosa, él o ella necesitará describir la barrera laboral que se le presentó debido a su impedimento médico. Por otro lado, las sugerencias del individuo con discapacidad pueden ayudar al empleador a determinar el tipo de acomodación razonable que será provista. Cuando ambas partes no están familiarizadas con las posibles acomodaciones, se sugiere definir las barreras laborales y las limitaciones físicas del empleado y luego utilizar los múltiples recursos públicos y privados para identificar acomodaciones razonables y efectivas. Los empleadores pueden contactar a JAN para recibir un servicio gratuito.

6. ¿Qué información médica pueden solicitar los empleadores cuando un empleado solicita una acomodación razonable?

Bajo el ADA los empleadores deben limitarse a la información médica estrictamente necesaria para responder a la necesidad de acomodación. Cuando una discapacidad o necesidad de acomodación no es obvia, un empleador puede solicitar a un empleado proporcionar documentación médica para establecer que el empleado tiene efectivamente una discapacidad bajo el ADA, para mostrar que el empleado necesita la acomodación solicitada, y para ayudar a determinar las opciones de acomodaciones efectivas. Aunque el ADA limita el ámbito de informes médicos, no incluye formularios específicos para solicitar información médica. Para los empleadores que quieran un formulario, JAN proporciona un modelo que pueden utilizar de guía. El formulario se encuentra en http://askjan.org/media/medical.htm.

C. Fijar acomodaciones efectivas

1. ¿Cómo pueden determinar los empleadores la efectividad de una acomodación?

En la mayoría de los casos, los empleadores deberían consultar primero con el empleado que solicitó la acomodación que aclare cuáles son las necesidades individuales e identificar el ajuste razonable apropiado. A menudo, el empleado será la mejor fuente de información sobre las necesidades de acomodación. Cuando el empleado no tenga toda la información necesaria o cuando un empleador quiera explorar otras opciones, el siguiente paso puede ser solicitar información médica al médico del empleado.

Al hablar con el empleado que solicita la acomodación y obtener la información médica -de ser necesario- el empleador debería ser capaz de identificar cuál es el problema, que es el primer paso en la determinación de soluciones efectivas de acomodación. El empleador tiene que saber cuáles son los síntomas específicos y las limitaciones funcionales que están creando barreras para acceder a los lugares de trabajo, realizar las tareas, o cómo beneficiarse de las mismas oportunidades de empleo. También puede ser útil saber si las limitaciones de los empleados son predecibles, o están sujetas a cambios en el tiempo, si son estables o progresivas. Aunque esta información no siempre se sabe, puede ser muy útil cuando esté disponible en la selección de una acomodación efectiva a largo plazo.

Una vez que se identifican las limitaciones y capacidades de los empleados, el siguiente paso es determinar cómo afectan en la capacidad del empleado de realizar el trabajo. Para tomar esta determinación, el empresario debe tener en cuenta qué tareas específicas, entornos, equipos, o normativas laborales que estén creando barreras para el desempeño laboral exitoso. Una descripción completa del puesto es un buen punto de partida, pero no siempre proporciona toda la información necesaria. A veces puede ser necesario ir más allá de la descripción tradicional de trabajo y considerar otros factores, como qué tipo de equipo se utiliza para realizar una tarea, dónde se realiza el trabajo, y por qué se están siguiendo ciertas normas.

Después de que el empleador identifique las limitaciones y las habilidades de los empleados y determine cómo afectan el desempeño laboral, el empleador está listo para considerar opciones de acomodación.

Para obtener más información sobre el proceso de acomodación, vea: JAN's Five Practical Tips For Providing And Maintaining Effective Job Accommodations at http://askjan.org/media/FivePracticalTips.doc and JAN's Interactive Process at http://askjan.org/media/interactiveprocessfact.doc

2. ¿Dónde pueden encontrar los empleadores información acerca de tipos beneficiosos de acomodaciones?

JAN proporciona servicios de consultoría gratuita para los empleadores que busquen ideas de acomodación y además proporciona un sitio web con numerosas publicaciones sugiriendo acomodaciones y un Buscador en Línea de Recursos de Acomodaciones (SOAR) que permite encontrar acomodaciones según el caso particular. El sitio SOAR de JAN es http://askjan.org/soar.

3. ¿Quién escoge la acomodación?

De acuerdo a la EEOC, los empleadores tienen el derecho de seleccionar el tipo de acomodación entre las opciones de acomodaciones efectivas. Si hay más de una acomodación efectiva debería concederse prioridad a la preferencia del individuo.

4. ¿Cuáles son las acomodaciones que no son consideradas razonables?

Las acomodaciones razonables no incluyen la eliminación de funciones esenciales, crear nuevos trabajo, ni proporcionar dispositivos de uso personal como gafas o dispositivos para la movilidad. El ADA no prohíbe a los empleadores proporcionar este tipo de dispositivos, simplemente no son acomodaciones obligatorias.

5. Si un empleador proporciona una acomodación no contemplada por el ADA, ¿establecería así un precedente para una futura solicitud de acomodación?

La EEOC anima a los empleadores a ir más allá de los requisitos del ADA si así lo desean sin ser penalizados por ello. Sin embargo, si el empleador elige ir más allá de los requisitos del ADA debe hacerlo sin discriminar a nadie. Por ejemplo, los empleadores no debería ofrecer más acomodaciones a las personas con discapacidades físicas que a las personas con discapacidades mentales.

D. Otras cuestiones de acomodación

1. Accesibilidad en el lugar de trabajo

a. ¿Necesitan los empleadores modificar el lugar de trabajo si no tienen un empleado con impedimentos motrices?

Bajo el Título I, un empleador no necesita hacer accesibles sus instalaciones hasta que un candidato particular o empleado con una particular discapacidad necesite una acomodación, en dicho caso tendrá que hacer los cambios para satisfacer las necesidades del individuo. El empleador no tienen que cambiar o proporcionar accesibilidad en las instalaciones que no serán utilizadas por el individuo para realizar actividades u obtener beneficios laborales. Sin embardo, los empleadores privados que ocupan instalaciones comerciales para operar lugares de atención al público y los gobiernos estatales y locales, deben cumplir con los requisitos más extensos de accesibilidad descritos en el Título III y el Título II cuando hagan alteraciones a las instalaciones existentes o construyan un nuevo edificio.

Al hacer cambios para satisfacer las necesidades individuales de un individuo bajo el Título I, los lineamientos de accesibilidad del Departamento de Justicia son un buen punto de partida. Es aconsejable hacer cambios para cumplir con estos lineamientos, en caso que satisfagan las necesidades individuales y no impongan una carga excesiva, dichos cambios pueden ser útiles en futuras acomodaciones. Sin embargo, que una modificación cumpla con los estándares requeridos bajo el Título II o III no excluye la posibilidad de necesitar ofrecer otros ajustes para satisfacer las necesidades de un empleado particular.

Por ejemplo: un baño puede ser modificado para cumplir con los requisitos estándares de accesibilidad (incluyendo puertas e inodoros anchos, y manijas de sostén en lugares específicos) pero puede no ser necesario instalar manijas de sostén más bajas para una persona de muy baja estatura en una silla de ruedas como para que la persona pueda trasladarse de la silla de ruedas al inodoro.

Aunque las necesidades de accesibilidad en el empleo son iniciadas por las necesidades de un individuo particular, los empleadores pueden considerar iniciar cambios que proporcionan accesibilidad general, particularmente para los futuros solicitantes de empleo, ya que es muy probable tener candidatos con discapacidades.

Extraído de EEOC's Title I Technical Assistance Manual, chapter 3, section 3.10 en http://askjan.org/links/ADAtam1.html#III.

Para obtener una copia de ADA Accessibility Guidelines, visite http://www.access-board.gov/adaag/html/adaag.htm.

b. ¿Tienen los empleados que proporcionar acomodaciones para la evacuación de emergencia?

Si un empleador tiene un procedimiento de emergencia para los empleados, el plan debe incluir a los empleados con discapacidades. Si un empleador no tiene un plan de evacuación para todos los empleados, el empleador debe considerar acomodaciones caso por caso según la discapacidad que posea el empleado que solicita la acomodación para la evacuación de emergencia.

Para obtener más información acerca de acomodaciones para empleados durante evacuaciones de emergencia, visite: Emergency Evacuation Procedures for Employees with Disabilities at http://askjan.org/media/emergency.html.

Para obtener información acerca de la preparación de emergencias y las personas con discapacidades, visite http://www.dol.gov/odep/programs/emergency.htm.

c. ¿Deben los empleadores proporcionar estacionamiento como forma de acomodación?

El estacionamiento es considerado como un beneficio de empleo. Bajo el ADA, los empleadores deben hacer acomodaciones razonables que permitan a los empleados con discapacidades disfrutar de igualdad de beneficios de empleo. Por ende, si un  empleador proporciona estacionamiento para todos los empleados, entonces debe proporcionarlo para un empleado con discapacidades, a menos que sea una carga excesiva. Una pregunta más difícil es si un empleador debe proporcionar estacionamiento a los empleados con discapacidades cuando no lo proporciona para el resto.

Hay dos formas de ver esta situación. Primero, podría argumentarse que un empleador sólo necesita proporcionar acomodaciones razonables que eliminen las barreras en el ambiente de trabajo. Dado que el estacionamiento está fuera del trabajo, el empleador no necesitaría otorgar estacionamiento como acomodación, a menos que se lo otorgue a todos los otros empleados. Por otro lado, podría argumentarse que un empleador necesita proporcionar estacionamiento como acomodación porque de otra manera los empleados con discapacidades no podrían tener acceso al lugar de trabajo, y de allí que el estacionamiento es una forma de otorgar igualdad de oportunidades en el empleo para los empleados con discapacidades. Desafortunadamente no podemos decir cuál de los dos argumentos es el correcto.

Para obtener más información, visite Parking and the ADA, Act I en http://askjan.org/corner/vol01iss14.htm.

d. ¿Deben los empleadores proporcionar transporte hacia y desde el trabajo como forma de acomodación?

Como mencionamos en la sección anterior, un empleador está obligado a proporcionar acomodaciones razonables que eliminen únicamente las barreras en el lugar de trabajo, no aquellas fuera del lugar de trabajo. Por tal motivo, un empleador no estaría obligado a proporcionar transporte como una acomodación razonable para el traslado hacia y desde el trabajo, a menos que empleador generalmente provea transporte para sus empleados. Sin embargo, cuando la normativa de un empleador en relación a los horarios de trabajo crea una barrera para un individuo cuya discapacidad interfiere con su habilidad de trasladarse al trabajo, el empleador debe modificar la normativa como una acomodación razonable a menos que imponga una carga excesiva. Por ejemplo, un individuo que usa una silla de ruedas y utiliza el transporte público puede necesitar llegar más tarde debido a una inclemencia temporal.

Extraído de una carta con lineamientos informales de la EEOC con fecha 15 de junio de 1997.

2. Reestructuración del puesto laboral

De acuerdo a la EEOC, la reestructuración laboral incluye modificaciones como: la reubicación o redistribución de funciones marginales que un empleado puede realizar debido a su discapacidad; y alternando cuando y/o cómo una función, esencial o marginal, se realiza. Un empleador nunca necesita reubicar las funciones esenciales como una acomodación razonable, pero puede hacerlo si así lo desea.

a. ¿Cómo determina el empleador cuáles son las funciones esenciales?

JAN publicó Job Descriptions at http://askjan.org/media/jobdescriptions.html, la cual incluye una discusión acerca de cómo determinar cuáles son las funciones esenciales de un trabajo.

La EEOC también proporciona información para determinar las funciones esenciales en la sección 2.3(a) de su Title I Technical Assistance Manual en http://askjan.org/links/ADAtam1.html.

b. ¿Necesitan los empleadores proporcionar trabajo ligero a los empleados con discapacidades?

El término "trabajo ligero" tiene un número diferente de significados en el ambiente laboral. Generalmente, "trabajo ligero" se refiere a un trabajo permanente o temporario que es físicamente o mentalmente menos demandante que los trabajos normales. Algunos empleadores utilizan el término "trabajo ligero" para referirse simplemente a excusar a un empleado de realizar esas funciones de trabajo que no puede llevar a cabo por el impedimento. "Trabajo ligero" también consiste en posiciones particulares con tareas que son menos demandantes física o mentalmente creadas específicamente con el propósito de proporcionar trabajo alternativo a los empleados que son incapaces de hacer algunas o todas sus tareas normales. Por otro lado, un empleador puede referirse a cualquier posición sedentaria o menos demandante como "trabajo ligero". A continuación el término "trabajo ligero" se refiere sólo a posiciones particulares creadas específicamente con el propósito de proporcionar trabajo a los empleados que son incapaces de realizar algunas o todas sus tareas regulares.

Un empleador no necesita crear una posición de "trabajo ligero" para un empleado con discapacidades que tiene una lesión causada fuera del entorno laboral como una acomodación razonable. El principio que el ADA no requiere a los empleadores crear una posición como forma de acomodación razonable aplica igualmente a la creación de posiciones de trabajo ligero. Sin embargo, un empleador debe proporcionar otras formas de acomodación razonable bajo el ADA. Por ejemplo, sujeto a carga excesiva, un empleador debe: (1) reestructurar la posición redistribuyendo las funciones marginales que un individuo no puede realizar debido a su discapacidad, (2) proporcionar un horario modificado (incluyendo trabajo a medio tiempo), o (3) reasignar un empleado con discapacidad lesionado fuera del trabajo a un puesto equivalente que esté vacante para el cual el empleado esté capacitado. Es decir, un empleador no puede evadir su obligación de acomodar a un individuo con una discapacidad diciendo simplemente que la discapacidad no se deriva de una lesión ocupacional.

Por otro lado, si un empleador reserva sus puestos de "trabajo ligero" para los empleados con lesiones ocupacionales (no crea nuevos trabajos ligeros cuando se necesitan) el ADA requiere que se considere reasignar al empleado con discapacidad quien no tiene una lesión ocupacional a estas posiciones como una acomodación razonable. Esto se debe a que la reasignación a una posición vacante y la modificación apropiada de una normativa del empleador son formas de acomodación razonable obligadas por el ADA, dada la ausencia de carga excesiva. Un empleador no puede establecer que la reasignación a un puesto de trabajo ligero vacante impone una carga excesiva demostrando que no tendría otro puesto de trabajo ligero vacante en caso que otro empleado tenga una lesión laboral y necesite un trabajo ligero.

Note que el empleador es libre de determinar si la posición "trabajo ligero" será temporal en vez de permanente.

Para mayor información, visite Workers' Compensation and the ADA (EEOC) at http://www.eeoc.gov/policy/docs/workcomp.html.

3. Modificación de horarios y licencias

En su publicación de acomodación razonable y carga excesiva, la EEOC examina la modificación de los horarios de trabajo y licencias como acomodaciones. La información está disponible en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html. Sin embargo, algunas cuestiones en relación a los horarios de trabajo y licencias no se abordan en estos lineamientos.

a. ¿Tienen los empleadores que hacer cambios de jornada completa a media jornada como una acomodación bajo el ADA?

Aunque la jornada de medio tiempo es una forma de acomodación razonable, los empleadores probablemente no tengan que cambiar las posiciones existentes de tiempo completo a medio tiempo como una acomodación bajo el ADA. De acuerdo a los lineamientos informales de la EEOC, cuando un empleado pide que le reduzcan las horas significativamente, el empleado está pidiendo que se le reasigne a un trabajo vacante con jornada parcial. El razonamiento legal preciso será debatido en las cortes por un largo tiempo, pero cualquiera sea su análisis, cuando se reducen significativamente las horas de trabajo (por ejemplo a la mitad) cambia fundamentalmente la posición. Un argumento es que reduciendo el puesto a la mitad necesariamente deben reducirse las funciones esenciales si "función esencial" incluye la cantidad de trabajo a realizar. Puede decirse también que se reducirá el estándar de producción, el cual no es simplemente un estándar de horas sino también un estándar que mida cuánto se produce en un día completo.

Otro argumento legal es decir que reduciendo significativamente las horas de un trabajo estaría cambiando las cualificaciones estándares del trabajo; especialmente, la habilidad de trabajar a tiempo completo. El empleador debería demostrar que el crear una posición de tiempo completo se debió a que hay suficiente trabajo para ella. De este modo, la cualificación de trabajar tiempo completo satisfaría las necesidades del negocio, y por ende reducir las horas a la mitad no sería una acomodación razonable.

Es por ello que el pedido de un empleado de trabajar medio tiempo termina siendo en realidad un pedido de reasignación a un puesto existente de media jornada. Si sólo hay una mínima reducción en las horas, puede ser posible mostrar que las funciones esenciales, los estándares de producción y/o los estándares de cualificación para la posición no serán modificados, a pesar de la leve reducción de horas. En este caso, un empleador podría eliminar las funciones marginales para permitir al empleado completar todas las funciones esenciales.

b. Si un empleador elige cambiar la jornada de trabajo completo a medio tiempo, ¿debe el empleador mantener la paga y los beneficios completos?

No, no bajo el ADA a menos que el empleador mantenga la paga y beneficios para empleados sin discapacidades que han cambiado de un trabajo de jornada completa a media jornada. Los empleadores deben considerar si aplican otras leyes, como las leyes de salarios y horas.

c. ¿Cuánto tiempo de licencia debe proveer un empleador como acomodación bajo el ADA?

A diferencia del Acta de Licencia Médica y Familiar (FMLA), el cual requiere que los empleadores provean hasta 12 semanas de licencia, no hay un tiempo específico de licencia obligado por el ADA. Por el contrario, la licencia se considera como cualquier otro pedido de acomodación: el empleador debe proporcionar la cantidad de licencia necesitada por el empleado a menos que se convierta en una carga excesiva.

Para obtener información adicional acerca de la interacción entre el ADA y el FMLA, visite FMLA, ADA, and Title VII (EEOC Guidance) en http://www.eeoc.gov/policy/docs/fmlaada.html.

4. Modificación de normas

a. ¿Pueden los empleadores aplicar la normativa de ausencias por causas ajenas a su voluntad?

No. Si un empleado con una discapacidad necesita una licencia no paga como acomodación razonable, el empleador debe modificar su normativa para proporcionarle al empleado licencia adicional, a menos que muestre que: (1) hay otra acomodación efectiva que puede permitirle al empleado realizar sus funciones esenciales, o (2) proporcionar licencia adicional causaría una carga excesiva. Modificar las normativas del lugar de trabajo, incluyendo las normativas de licencia, es una forma de acomodación razonable.

Extraído de Reasonable Accommodation and Undue Hardship (EEOC Guidance) en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html.

b. ¿Pueden los empleadores tener una normativa 100% libre de restricciones?

De acuerdo  con los lineamientos informales de la EEOC, solicitar al empleado tener una norma 100% libre de restricción puede violar el ADA cuando se aplica a un empleado con discapacidades. Aunque algunas cortes han caracterizado dichas pólizas como violaciones en sí mismas del ADA, la mayoría de las cortes requiere que el empleado satisfaga la definición de discapacidad antes de permitir cuestionar la norma bajo el ADA. Si un empleado no satisface los dos primeros aspectos, él debe demostrar que el empleador lo consideró como poseedor de una discapacidad, típicamente basándose en que el empleador no lo dejó regresar a su puesto u otro puesto dentro de la categoría, o un amplio rango de trabajos en varias categorías.

c. ¿Pueden los empleadores aplicar reglas de conducta?

Un empleado nunca tiene la excusa de violar una regla de conducta aplicada uniformemente que está relacionada con el trabajo y es consistente con las necesidades del negocio. Esto significa, por ejemplo, que un empleador nunca tienen que tolerar o excusar la violencia, las amenazas de violencia, el robo, o la destrucción de la propiedad. Un empleador puede disciplinar a un empleado con discapacidad por involucrarse en dichas faltas de conductas si impone la misma disciplina a otros empleados sin discapacidades. Un empleador debe hacer una acomodación razonable para permitir que el empleado cualificado con discapacidad cumpla con dicha conducta en el futuro, excluyendo una carga excesiva, excepto cuando el castigo por violación de determinada conducta sea el despido. Dado que una acomodación razonable es siempre prospectiva, un empleador no requiere excusar una falta de conducta pasada incluso si sucede como resultado de la discapacidad del individuo.

Para mayor información vea Reasonable Accommodation and Undue Hardship (EEOC Guidance) en http://www.eeoc.gov/policy/docs/accommodation.html.

Para mayor información, visite The ADA: Applying Performance and Conduct Standards to Employees with Disabilities at http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html.

d. ¿Necesitan los empleadores modificar el código de vestuario o los requisitos de higiene como acomodación?

La mayoría de las autoridades (incluyendo la EEOC) consideran el código de vestuario e higiene como "reglas de conducta", pero las clasifican como un tipo de conducta que debe ser justificada por la tarea laboral y consistente con las necesidades del negocio antes de ser obligada. Así que, si una persona con una discapacidad solicita una modificación del código de vestuario o higiene como acomodación, un empleador debe considerar permitir la modificación a menos que el empleador pueda demostrar que dicho código es necesario para el trabajo en cuestión.

Para obtener más información acerca de cómo manejar las cuestiones de higiene en el ambiente laboral, visite http://askjan.org/media/employmenthygienefact.doc.

Para obtener información adicional, visite The ADA: Applying Performance and Conduct Standards to Employees with Disabilities en http://www.eeoc.gov/facts/performance-conduct.html.

e. ¿Deben permitir los empleadores trabajar desde el hogar como una acomodación razonable?

Sí. Cambiar la ubicación donde se realiza el trabajo puede ser contemplada como una acomodación razonable bajo los requisitos del ADA de modificar las normas del lugar de trabajo, incluso cuando el empleador no permita el teletrabajo a otros empleados. Sin embargo, un empleador no está obligado a adoptar la acomodación preferida o pedida por el empleado y puede en su lugar ofrecer acomodaciones alternativas siempre y cuando sean efectivas.

Para obtener más información acerca del teletrabajo como acomodación, visite Work at Home/Telework as a Reasonable Accommodation en http://www.eeoc.gov/facts/telework.html.

5. Equipamientos y servicios

a. Si un empleador necesita equipamiento para el trabajo, como botas con puntera de acero o estetoscopios, y un empleado con discapacidades necesita equipamiento especializado que es más caro que el común (por ejemplo botas a medida, estetoscopios amplificados), ¿tiene el empleador que pagar el costo extra del equipo especializado?

Si el equipo o el dispositivo es un elemento de uso personal, el empleador no tiene que proveerlo. Por ejemplo, si un empleado tiene que llevar botas especiales todo el tiempo, el empleador no tiene que pagarlas. Los elementos comunes dentro de esta categoría son dispositivos para escuchar, gafas, y medicamentos.

Por otro lado, si las botas son necesarias únicamente para el trabajo y fueran una acomodación, el empleador tendría que pagar el costo completo de la bota, a menos que represente una carga excesiva.

Habría que considerar si el equipamiento es o no una herramienta de trabajo. Si las botas fueran una herramienta de trabajo, necesaria para realizar el trabajo, entonces el empleador debería pagar por las botas especializadas como una forma de tratamiento igualitario siempre y cuando el empleador provea las botas para los otros empleados. Sin embargo, si los otros empleados compran sus propias botas y les pertenecen a ellos, entonces podría pedírsele al empleado con discapacidad comprar sus propias botas incluso si costaran más dinero.

b. Si un empleado tuviera una limitación como un impedimento auditivo, pero decidiera no comprar un dispositivo para escuchar, ¿está obligado el empleador a comprar uno?

El hecho de que un individuo se abstenga de comprar un ítem para uso personal en la casa (silla de ruedas, dispositivo para escuchar, ropa de protección) no significa que ese ítems se convertirá en un equipamiento del empleo porque se necesita para realizar las tareas. Las limitaciones que causan la necesidad de un dispositivo para escuchar existen en y fuera del trabajo y por ende se consideran ítems de uso personal.

De todos modos, los empleadores podrían estar obligados a proporcionar otra acomodación razonable (aunque no estén obligados a proporcionar ítems de uso personal). Por ejemplo, un empleador puede estar obligado a proporcionar un teléfono amplificador de sonidos o medios alternativos de comunicación para un empleado con impedimentos auditivos que elige no utilizar dispositivos para escuchar.

c. ¿Necesitan los empleadores permitir a los empleados con discapacidades usar ítems de uso personal necesarios (bastones, caminadores, sillas de ruedas, dispositivos para escuchar) o servicios personales (persona de compañía, animales de servicio) en el ambiente de trabajo?

Permitir a un empleado con discapacidad hacer uso de un elemento o servicio personal necesario en el lugar de trabajo es una forma de acomodación razonable. Por ejemplo, podría ser una acomodación razonable para un empleador permitir a un individuo con ceguera utilizar un perro guía en el trabajo, aunque el empleador no está obligado a proporcionar el perro guía para el empleado.
Para ver las regulaciones de la EEOC referidas al Título I visite: http://frwebgate.access.gpo.gov/cgi-bin/get-cfr.cgi?TITLE=29&PART=1630&SECTION=16&YEAR=2000&TYPE=TEXT.

d. ¿Tienen los empleadores que proporcionar servicios de asistencia personal (PAS) bajo el ADA?

El término PAS (personal assistance services) puede incluir una amplia variedad de servicios. El Ticket-to-Work y el Work Incentives Improvement Act definen a PAS como "un rango de servicios provistos por una o más personas designadas para asistir a un individuo con discapacidad a realizar las actividades de la vida diaria en o fuera del trabajo que un individuo realizaría por sí mismo si no tuviera la discapacidad". Bajo el ADA, las acomodaciones razonables pueden incluir PAS como una asistencia relacionada con el trabajo, pero generalmente no incluye PAS como asistente de cuidado personal en el trabajo. PAS relacionado con el trabajo puede incluir asistentes para la tarea laboral, como lectores, intérpretes, ayudante para levantar o alcanzar objetos, pasadores de página, asistentes de viajes para guiar a un empleado con ceguera durante un viaje ocasional de negocios, y la reasignación de funciones no esenciales a compañeros de trabajo.

Para obtener información adicional, visite Personal Assistance Services (PAS) in the Workplace at http://askjan.org/media/PAS.html.

e. ¿Necesitan los empleadores proporcionar un asistente de cuidado personal para los viajes laborales?

De acuerdo a los lineamientos informales de la EEOC, el ADA no requiere que los empleadores proporcionen un asistente de cuidado personal en el trabajo porque las acomodaciones razonables no requieren que los empleadores provean ítems o servicios personales necesarios. Sin embargo, cuando un empleado viaja por trabajo e incurre en gastos de asistente personal más allá de los gastos que tiene cuando no viaja, hay un buen argumento para pedirle al empleador que pague los costos adicionales.

f. ¿Qué pasa si un compañero asiste voluntariamente a empleados con discapacidades con sus necesidades personales? Por ejemplo, un compañero de trabajo asiste a un empleado que usa una silla de ruedas a transferirlo del auto a la silla cuando llega al trabajo. ¿Necesita el empleador darle permiso para asistir al individuo o puede prohibírselo?

De acuerdo con los lineamientos informales de la EEOC, en general los empleadores pueden decidir cómo los empleados deben usar su tiempo. Así que los empleadores probablemente puedan prohibir que los compañeros asistan al empleado con discapacidades sin violar en dicha instancia al ADA. Sin embargo, desde un punto de vista práctico, la EEOC recomienda que los empleadores evalúen cada caso en particular y consideren la asistencia voluntaria un hecho factible cuando el empleador no sea responsable civil por lesiones que resultaran de la misma, y cuando no interrumpa sustancialmente las tareas laborales.

La EEOC sugiere el siguiente acercamiento:

Al decidir si los compañeros de trabajo pueden o no ofrecer asistencia personal, los empleadores primero deberían determinar si tendrían responsabilidad civil de posibles lesiones que ocurrieran. Para determinarlo, los empleadores deberían consultar con los consejeros legales apropiados –la EEOC no aconseja a los empleadores acerca de la extensión de la responsabilidad civil por lesiones laborales. Si un empleador determina que es responsable por lesiones, puede prohibir a los compañeros el ofrecer ayuda. Por otro lado, si el empleador determina que no sería responsable, debería observar otros factores como  qué tipo de interrupción se produciría. En caso que el empleador no sea responsable civil y la interrupción resultante fuera escasa , entonces el empleador debería considerar permitir a los compañeros de trabajo asistir al empleado con discapacidad, al menos con actividades menores como sacarse y ponerse una chaqueta o comer. Cuando se necesite otro tipo de asistencia más complicada como administración de medicamentos o transferencia al inodoro, el empleador debe asegurarse que los compañeros están entrenados antes de permitirles proporcionar este tipo de ayuda.

Por lo contrario, bajo las obligaciones de acomodaciones razonables del ADA los empleadores deben considerar permitir a los empleados con discapacidades tener su propio personal de asistencia en el lugar de trabajo, si no produce una carga excesiva.

g. ¿Es una acomodación razonable proporcionar un entrenador de trabajo?

Sí. Un empleador puede necesitar proporcionar un entrenador de trabajo temporario para asistir en el entrenamiento de un individuo cualificado con discapacidad como una acomodación razonable, excepto que exista una carga excesiva. Un empleado además puede necesitar permitirle al entrenador de trabajo, pagado por una agencia social pública o privada, acompañar al empleado al trabajo como una acomodación razonable.

Para mayor información acerca de Psychiatric Disabilities and the ADA (EEOC Guidance), vea http://www.eeoc.gov/policy/docs/psych.html.

h. ¿Necesitan los empleadores proporcionar acomodaciones para los viajes relacionados con el trabajo?

De acuerdo a la EEOC, los empleadores deben considerar las acomodaciones como métodos de transporte alternativos para los viajes relacionados con el trabajo cuando el conducir no es una función esencial del trabajo. Por ejemplo, un empleador debe considerar transporte alternativo para un trabajador social que no puede conducir debido a su vértigo; la función esencial del trabajo es visitar hogares, no conducir.

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