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El Rincón del Consultor
Volumen 12 Número 01

El uso de terceros como proveedores para procesar las solicitudes de acomodación

Del escritorio de Linda Carter Batiste, J.D., Consultor Principal

En los últimos años hemos visto un enorme aumento en las empresas que ofrecen servicios para procesar las solicitudes de alojamiento para los empleadores. Básicamente, lo que ocurre es una empresa o tercero proveedor ser paga por un empleador para manejar los alojamientos de principio a fin. Solicitudes de alojamiento se hacen típicamente directamente al proveedor de terceros. El vendedor reúne todo lo que se necesita de información médica, explora ideas de acomodaciones, ayuda a elegir que alojamiento se hará, y luego supervisa la implementación de los alojamientos. El vendedor también está normalmente involucrado en cuidar los problemas que se presentan después que una acomodación es hecha.

Suena como un buen negocio para los empresarios, ¿no? Bueno, como con cualquier cuestión laboral, hay pros y los contras con el uso de un proveedor de terceros para procesar las solicitudes de alojamiento. Los aspectos positivos que hemos escuchado de los empleadores incluyen la coherencia en la tramitación de las solicitudes; por ejemplo, usted no tendrá diferentes supervisores u oficinas en diferentes estados que toman diferentes decisiones. Otra ventaja es la atención enfocada que se puede dar a las solicitudes de alojamiento; en muchos lugares de trabajo, supervisores y la oficina de recursos humanos son personas muy ocupadas con una gran cantidad de tareas para mantener el ritmo. El procesamiento de alojamiento a veces puede tomar tiempo ya que compite con otras tareas - un proveedor externo, probablemente no tiene todos esos otros deberes y puede poner toda su atención en la situación de alojamiento. Otro aspecto positivo es que un proveedor externo puede simplificar el proceso de acomodación, lo que resulta en un proceso más rápido, lo que significa que los empleados reciben sus alojamientos más rápidamente.

En el lado negativo, un proveedor de terceros no está en el lugar de trabajo en el día a día, así que no está tan familiarizado con la cultura del lugar de trabajo y qué adaptaciones podrían funcionar mejor para el empleador. Además, el proveedor de terceros no conoce individualmente a los empleados, o sea, muchos pueden no saber qué adaptaciones funcionan mejor para los empleados. Y, quizás lo más importante, los empleados no conocen el proveedor externo. Si se piensa en algo de la información que un empleado debe divulgar al solicitar un alojamiento, es necesario que haya un poco de confianza involucrados - la confianza que lo que sea dicho por un empleado será tratada con el respeto y la mantendrán como privado. Y cuando usted está hablando de revelar a extraños virtuales que estarán tomando decisiones muy importantes que pueden afectar el trabajo de una persona, eso puede ser un desafío.
Entonces, ¿cómo un empleador puede tomar ventaja de los beneficios del uso de proveedores de terceros, mientras la superación de las desventajas potenciales? Aquí hay algunas cosas que hemos visto que pueden ayudar.

En primer lugar, los empleadores deben asegurarse de que el vendedor realmente entiende los requisitos del ADA - empleadores que utilizan otros proveedores siguen siendo responsables de asegurarse de que los empleados con discapacidades conseguían la acomodación que necesitan. Así que no sólo beneficia a los empleados por el proveedor de terceros para saber lo que está haciendo, sino también el empleador, que sin duda no quiere terminar con quejas en el ADA basados en acciones del proveedor de terceros.
En segundo lugar, los empleadores podrían querer tener el proveedor de terceros, o por lo menos los representantes que procesan las solicitudes de alojamiento, visitar el lugar de trabajo para conocer a todos los empleados. A veces la reunión cara a cara con alguien puede ayudar a superar problemas de confianza.

En tercer lugar, los empleadores deben informar a los empleados lo que el vendedor estará realizando y por qué se eligió la contratación a un tercero para procesar acomodaciones. El conocimiento puede ser tan útil en este tipo de situación. Hemos tenido empleados llamándonos después que han sido informados que deben llamar a un proveedor de terceros y no tienen idea de quién están llamando ni por qué. El resultado puede ser que los empleados se sientan como el empleador no quiere darles acomodaciones.

Lo que nos lleva al cuarto punto - los empresarios deben seguir participando en el proceso. Deben participar en las conversaciones durante el proceso interactivo y firmar en la decisión final. Dejar 100% del proceso en las manos de un tercero, generalmente, no es una buena idea. Si se presenta una queja contra el empleador por no dar cabida bajo el ADA, los empleadores no son negativamente sorprendidos sólo porque han entregue el proceso de acomodación a otra persona.

Y, por último, como con cualquier cuestión laboral, los empleadores deben asegurarse de mantenerse en comunicación con cualquier empleado que haya solicitado un alojamiento. Los empleadores no deben decir a los empleados no van a hablarles sobre el proceso o cualquier inquietud que los empleados puedan tener. Los empleadores deben mantenerse informados y rápidamente solucionar los problemas antes que se salgan de control.

Así, los proveedores de terceros pueden ayudar a los empleadores en sus esfuerzos para cumplir con el ADA y proporcionar las acomodaciones efectivas, pero eso no significa que los empleadores sólo deben entregarlo todo a proveedores terceros – los empleadores necesitan seguir participando en el proceso.

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